Мобілізація доходів та Горизонтальні функції та управління

На сьогодні управління проєктами стало окремою дисципліною: невід’ємною навичкою сучасного робочого процесу та новою професією. Проєктний менеджмент є невіддільною складовою розвитку державного сектору в європейських країнах. Природно, що постає запитання: наскільки ця нова сфера діяльності може бути корисною для державного сектору України?

З ЧОГО ВСЕ ПОЧАЛОСЯ
Протягом усієї історії людства управління проєктами існувало неофіційно. Проєктний менеджмент був визнаний окремою дисципліною лише в середині XX століття, адже мінливий світ потребував нових інструментів та методів. Основним рушієм цього процесу стало вирішення питань, які постають внаслідок все більш складних проєктів, з планування та розподілу ресурсів.
Зрештою, це привело до розробки та стандартизації інструментів, що почали активно використовуватися експертами у цій галузі, спонукаючи до появи нової професії — менеджера проєктів. Так, у 1969 році у США був створений Інститут управління проєктами (PMI). Пізніше з’явилися перші стандарти, серед них такі: Посібник з управління проєктами (PMI PMBOK), Проєкт у контрольованих середовищах (PRINCE2), Керівництво ISO 21500 з управління проєктами тощо.

З’явилася і низка освітніх програм відповідно до встановлених стандартів з управління проєктами.

Кінцевою метою було розробити механізм, який би дозволив людям із різних галузей промисловості, різних сфер діяльності і навіть країн співпрацювати, використовуючи спільну професійну мову та інструменти з управління проєктами.

ВІД ПРОЄКТУ ДО УПРАВЛІННЯ ПРОЄКТАМИ

У професійній літературі можна знайти кілька визначень проєкту. Більшість визначає проєкт як тимчасову діяльність, протягом якої створюється унікальний результат.

Проєкт реалізується за допомогою управління проєктом. Його можна визначити як процес, в якому поєднання зі знань, умінь, навичок, засобів та методів застосовується для досягнення бажаного результату.

Основною метою управління проєктами є найбільш ефективне досягнення поставлених цілей та підтримка залучених сторін для отримання бажаного результату. Це допомагає системно контролювати масштаби проєкту, час, якість, бюджет, людські ресурси, зміни та ризики. Для цього потрібен певний набір умінь і навичок. Тому у більшості організаційних структур зазвичай існує постійна потреба у професіоналах з проєктного менеджменту.

Управління проєктами відрізняється від традиційної зайнятості, оскільки зосереджується, перш за все, на результаті, а не виконанні щоденних функцій. Маючи чітко визначені межі, бюджет та команду, управління проєктами використовує вдосконалену систему моніторингу та контролю на всіх етапах проєкту. На відміну від більш консервативного державного сектору, проєктний менеджмент дає змогу застосовувати гнучкий підхід, краще адаптований до змін та нових викликів. Цей вид управління створений із думкою про результат.

Чому управління проєктами має стати новою нормою у державному секторі?

Основне завдання державних установ — підтримувати стабільність держави, здійснюючи стандартні процеси, визначені чинним законодавством.

Однак світ навколо нас постійно змінюється. Нові технології, швидке зростання обсягів інформації, нові виклики та завдання, орієнтовані на потреби громадян та бізнесу, вимагають змін і в державному секторі.

Державні установи, паралельно із функціональною діяльністю, також розпочинають реалізацію проєктів, спрямованих на вирішення стратегічних завдань (наприклад, впровадження пріоритетів уряду), розробку нових продуктів (наприклад, нових ІТ-інструментів для управління ефективністю) або удосконалення якості надання державних послуг (як-то переведення існуючих послуг в онлайн або створення нових). Таким чином, установи державного сектору стикаються із проблемою управління взаємопов’язаними процесами та забезпечення успішної реалізації проєктів. Управління проєктами — один із найефективніших способів подолання цих викликів. Та по суті — це революція у традиційному державному управлінні. Слід підкреслити, що управління проєктами не має на меті замінити щоденні рутинні процеси.

Воно також не вимагає істотних змін в організаційній структурі. Управління проєктами у державному секторі — додатковий інструмент для персоналу при впровадженні змін. Варто зазначити, що деякі передумови дійсно необхідні для успішного застосування управління проєктами в державних установах.

Перш за все, враховуючи кількість реалізованих проєктів у державній установі та специфіку діяльності, можна обрати прийнятну для себе організаційну модель управління проєктами. Зазвичай перевагу віддають вже існуючим функціональній, проєктній чи матричній організаційній структурі управління.

Якою б не була організаційна структура установи державного управління, процес управління проєктами слід формалізувати. Для формування єдиної практики управління проєктами в державних установах також необхідно мати методичні документи (інструкції, вказівки тощо). Ці керівні документи повинні містити детальну інформацію про систему управління проєктами, учасників, їх функції та обов’язки. Вони також мають включати опис основних принципів прикладної моделі управління проєктами, її етапи та інструкції щодо їх виконання. Це також має бути відображено у відповідних внутрішніх нормативних документах.

Розробка системи управління проєктами повинна визначати, які конкретні інструменти будуть використовуватися в процесі (наприклад, ІТ-система тощо). Крім того, повинно бути зрозуміло, як будуть задокументовані результати проєкту, ризики та заходи контролю. Для цього слід підготувати шаблони (форми) згаданих документів разом із рекомендаціями щодо їх складання. Необхідно організувати кампанії з підвищення обізнаності для всього персоналу, включаючи спеціалізоване навчання для тих, хто буде входити до складу команд проєкту в організації.

Нарешті, глибоке залучення та підтримка з боку вищого керівництва установи державного управління мають вирішальне значення. Керівники повинні надавати постійну підтримку, оскільки вони найбільш зацікавлені у досягненні бажаних результатів та цілей, пов’язаних з урядовими чи інституційними пріоритетами.

УПРАВЛІННЯ ПРОЄКТАМИ У ДЕРЖАВНОМУ СЕКТОРІ: ЛИТОВСЬКИЙ ДОСВІД

Управління проєктами широко використовується в державних адміністраціях держав — членів Європейського Союзу. Це дає змогу зробити управлінську практику адаптивною, сучасною та ефективною при виникненні нових викликів.

Я хотіла би поділитися нашим прикладом, адже я була частиною державної служби Литви більше 20 років і активно брала участь у реформах державного управління. Найактивнішим поштовхом до такої трансформації стала підготовка країни до вступу до Європейського Союзу. Багато проєктів, особливо фінансованих Європейським Союзом, були розпочаті з метою підготувати країну до приєднання до родини європейських країн та задля поширення найкращих практик ЄС у всіх сферах. Тож з цієї точки відліку управління проєктами розпочало свій впевнений поступ до установ державного управління Литви.

У сьогоденні управління проєктами в Литві здійснюється на основі цілісного та централізованого підходу. Перш за все, це має правове підґрунтя — Закон про стратегічне управління Литовською Республікою визначає взаємозв’язки стратегічного управління з проєктним управлінням. Своєю резолюцією Уряд затвердив стандартні процедури з управління проєктами Литовської Республіки. Більш того, з усіма відповідними методологічними вказівками та необхідними шаблонами, Стандарт управління проєктами був розроблений Офісом Уряду та регулярно переглядається й оновлюється.

Розроблений стандарт є методологічним документом, який рекомендує застосовувати систематизовані теоретичні та практичні знання з управління проєктами для ефективної реалізації проєктів, програм та портфоліо у державному секторі. У документі описуються усі процедури управління проєктами, відповідно до яких планується реалізація згідно із запланованим графіком, обсягом та бюджетом. Запропонований у стандарті механізм моніторингу та контролю забезпечує раціональне використання державних ресурсів та більші переваги для суспільства. Документ пояснює, як процеси управління проєктами, програмами та портфоліо пов’язані з існуючими методологіями стратегічного планування. Литовський документ базується на стандарті управління проєктами PMI PMBOK.

Слід підкреслити, що навіть після розробки єдиного стандарту установи можуть вирішити засновувати інші стандарти управління проєктами у своїй діяльності.

Одночасно із запровадженням стандартів управління проєктами в Литві розпочалося активне навчання працівників державних установ. Зрештою, були розроблені ІТ-інструменти для управління проєктами у всіх міністерствах та інших підпорядкованих установах.

Усі ці необхідні передумови та елементи для успішного застосування управління проєктами у державному секторі Литви не були побудовані за один рік. Деякі з них, як і необхідне законодавство та нормативні акти, були прийняті або затверджені зовсім нещодавно. Це результат тривалої, систематичної та складної роботи багатьох державних службовців в Офісі Уряду та відповідних міністерствах, яка підтримується сильною політичною волею впровадити зміни у найефективніший спосіб.

Яким чином державне управління України може виграти від практики країн ЄС?

Проєкт Європейського Союзу Програма підтримки управління державними фінансами України (EU4PFM), що реалізується в Україні з 2019 року в рамках Угоди про асоціацію між Україною та ЄС, підтримує реформу управління державними фінансами в Україні з метою покращення послуг для громадян та бізнесу, а також для зміцнення прозорості та довіри. Наші основні партнери — Міністерство фінансів України, Державна податкова служба України, Державна митна служба України та Рахункова палата. Крім багатьох заходів, спрямованих на розвиток та введення в дію нової податкової та митної політики, ми допомагаємо нашим партнерам покращити управління людськими ресурсами та підтримуємо організаційні зміни. Популяризація управління проєктами як інструменту впровадження змін також підпадає під сферу діяльності EU4PFM.

Для співробітників Міністерства фінансів України та інших партнерських установ планується організувати серію семінарів з управління проєктами.

Перший триденний навчальний семінар з основ управління проєктами для працівників Міністерства фінансів України відбувся в серпні 2021 року. Після цього будуть надані рекомендації щодо того, як побудувати ефективну систему управління проєктами  в установах управління державними фінансами та як використовувати переваги управління проєктами у проведенні реформ, запланованих Урядом у цій сфері. Я сподіваюся, що це стане хорошою практикою та згодом вона буде поширена серед інших установ державного сектору в Україні.

Впровадження досвіду країн ЄС у застосовуванні управління проєктами у державному секторі та ретельна підготовка державних службовців до роботи з новими інструментами управління могли б значно допомогти процесу реформ в Україні.

Юрґіта Домейкієнє, керівниця Програми EU4PFM