Реформа управління державними фінансами: цифровізація як інструмент для виведення процесів на новий рівень управління та викорінення системних проблем

Спільна стаття Олександра Грубіяна, заступника Міністра фінансів України з питань цифрового розвитку, цифрової трансформації та цифровізації, та Драгана Єремича, міжнародного ключового експерта з ІТ програми EU4PFM

В Україні цифровізація державних послуг і бізнес-процесів у державних установах розвивається безпрецедентними темпами. Такий розвиток сприяє впровадженню реформ, які зумовлені прагненням України приєднатися до Європейського Союзу. Разом з тим, ЄС допомагає у процесі узгодження політики України з acquis ЄС, та водночас надає відчутну підтримку у розширенні інфраструктури, розробці нових програмних рішень для держустанов, навчанні персоналу. Однією з таких ініціатив є фінансована ЄС програма EU4PFM, яка тісно співпрацює з установами зі сфери публічних фінансів, щоби посилити їхній потенціал і підготувати до цифрової трансформації, наріжним каменем якої є консолідація ІТ-ресурсів для сектору управління державними фінансами (УДФ).

Консолідація ІТ-ресурсів як концепція — це захід, який вживається на рівні організації чи сектору економіки для зміни підходу до управління ІТ із метою зменшення витрат на технічне обслуговування та оптимізації використання наявних ресурсів — інфраструктури, пулу кваліфікованих спеціалістів, інших адміністративних витрат. Деякі оцінки показують, що до 70% бюджетів ІТ в установах поглинається на операційні витрати, які можна зменшити, якщо активи, людські ресурси та обслуговування можна буде централізувати та керувати ними за допомогою покращеного планування потужностей.

У результаті замість децентралізованого та диверсифікованого підходу буде впроваджено нову та якісну модель управління ІТ із використанням сучасних підходів до управління проєктами. Це забезпечить ефективну роботу ІТ-підрозділів УДФ, узгодженість та контрольованість ІТ-проєктів, синергію від використання спільних рішень, підвищення керованості ІТ-процесів та оперативності доступу до інформації, а також впровадження єдиних ІТ-стандартів.

Варто зауважити також динамічний розвиток ІТ-сфери, що так само потребує оновлення апаратних та програмних компонентів не лише через ризики безпеки та загрози втрати даних, які можуть порушити роботу стратегічних систем та критичної інфраструктури, але й через необхідність удосконалення моделі обслуговування, підвищення якості підтримки кінцевих користувачів і послуг для приватного сектору та широкої громадськості, зробити їх доступними, ефективними та вільними від шахрайства й корупції.

Безсумнівно, консолідація ІТ — це тривалий процес, який може відбуватися кілька років, особливо коли мова йде про установи, які відповідають за обробку фінансових операцій усіх видів на рівні країни. Досвід інших країн свідчить, що такі заходи можуть принести істотну користь.

Одним із якісних кроків зроблених Міністерством фінансів на шляху до консолідації ІТ в УДФ стало схвалення розпорядженням Кабінету Міністрів України від 17.11.2021 № 1467-р Стратегії здійснення цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації системи управління державними фінансами на період до 2025 року(далі — Стратегія ІТ Мінфіну).

Основним підходом, що визначений цією Стратегією, є ІТ-консолідація інформаційних ресурсів та ІТ-функцій Мінфіну й центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабміном через Міністра фінансів, з пріоритетним використанням хмарних технологій, створенням єдиного сховища даних, поступовим переходом на новий рівень сервісно-орієнтованих систем шляхом забезпечення доступності державних послуг в онлайн-режимі.

У рамках виконання Стратегії ІТ Мінфіну наказом Міністерства фінансів України створено Комітет з управління інформаційними технологіями системи управління державними фінансами (далі — Комітет ІТ). За Положенням про цей Комітет він має повноваження із розгляду та затвердження планів цифрового розвитку та окремих ІТ-проєктів, контроль за виконанням ІТ-проєктів суб’єктів системи УДФ, що реалізується коштом держбюджету та міжнародних партнерів.

Усе це спрямовано на вирішення таких основних проблем:

• недостатній рівень впливу та контролю у сфері Мінфіну ІТ-систем та ІТ-проєктів суб’єктів системи УДФ;
• відсутність повноцінної всеохопної автоматизації бізнес-процесів;
• надмірна фрагментація інформаційного ландшафту ІТ-систем, низький рівень інтеграції та взаємодії;
• неузгодженість розвитку інформаційних технологій відомств, що веде до надмірних витрат та до високого рівня сукупної вартості використання ІТ-рішень;
• відсутність комплексних політик захисту інформації та протидії кіберзагрозам;
• відсутність загальних ІТ-сервісів та консолідованих даних для оперативного та ефективного прийняття рішень;
• недостатній рівень кадрового забезпечення для супроводження і розвитку інформаційно-комунікаційних систем.

До сфери управління Міністерства фінансів входить державна установа «Відкриті публічні фінанси» (далі — ІТ-установа), яка за Стратегією ІТ Мінфіну має забезпечувати надання ІТ-послуг суб’єктам системи УДФ. На сьогодні ІТ-установа має гнучку організаційну структуру, що дає змогу залучати висококваліфікованих спеціалістів в ІТ-галузі. Також ІТ-установа вже забезпечує адміністрування більшості інформаційних ресурсів та сервісів Міністерства.

Результатами реалізації Стратегії ІТ Мінфіну стане:

• запровадження єдиної інформаційно-комунікаційної системи в системі управління державними фінансами, побудованої на інтероперабельності електронних інформаційних ресурсів з одночасним комплексним захистом інформації, дотриманням технологічної незалежності й забезпеченням обміну інформацією в режимі реального часу;
• підвищення рівня довіри населення до інституцій системи управління державними фінансами в результаті підвищення рівня прозорості і відкритості даних із використанням інформаційних технологій;
• підвищення якості державних сервісів та адміністративних послуг, а також налагодження міжвідомчої взаємодії між центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабміном через Міністра фінансів, та іншими органами державної влади;
• реалізація єдиної політики інформаційної безпеки в єдиній інформаційно-комунікаційній системі, що дасть змогу здійснювати автоматизовану обробку інформації, у тому числі з обмеженим доступом, відповідно до нормативно-правових актів у сфері захисту інформації;
• унеможливлення впливу людського фактору на автоматичну обробку інформації на рівні персоналу, який відповідає за адміністрування єдиної інформаційно-комунікаційної системи без можливості доступу до первинних даних облікових систем суб’єктів УДФ, без доступу до модифікації ділових процесів, алгоритмів їхнього виконання.

З початку повномасштабного вторгнення російської федерації в Україну Міністерством фінансів за сприяння проєкту EU4PFM розпочато реалізацію, а подекуди й реалізовано низку проєктів:

• здійснено закупівлю серверного, мережевого обладнання для забезпечення підтримки та безперебійної роботи ІТ-продуктів, ІТ-інфраструктури та ІТ-сервісів через створення та впровадження в експлуатацію резервного майданчика, що дозволяє здійснити повноцінне розгортання інформаційних ресурсів та сервісів інформаційно-комунікаційної системи Мінфіну та в цілому суб’єктів системи УДФ;
• забезпечено організацію віддаленого доступу користувачів (працівників Мінфіну) до інформаційно-комунікаційної системи та інформаційних ресурсів Міністерства фінансів, що передбачало впровадження апаратно-програмного комплексу, який забезпечує віддалений доступ;
• розпочато побудову нової інформаційної системи планування та моніторингу виконання держбюджету, що складається з двох підсистем ІТ-системи«Державний бюджет — Мінфін» та автоматизованої інформаційної системи онлайн-взаємодії з розпорядниками коштів державного бюджету;
• реалізуються заходи, які передбачені Стратегією ІТ Мінфіну.

Важливим заходом у реалізації Стратегії ІТ Мінфіну є підготовка до створення приватної хмари для установ УДФ. Установи УДФ несуть відповідальність за надходження та витрачання державних коштів, тому вони обробляють конфіденційну інформацію, яка має бути належним чином захищена; безперервність бізнесу також є ключовою. Зберігання та керування даними в приватній хмарі сприятиме більшій прозорості операцій — моніторинг дій дасть змогу відстежувати кожну дію до джерела та виконавців. Покладання на комерційні хмарні рішення є потенційно нежиттєздатним у довгостроковій перспективі та може бути засобом негайного реагування на надзвичайні ситуації, тоді як галузева (приватна) хмара служитиме меті в довгостроковій перспективі та коштуватиме розумну суму грошей.

Для України, яка є джерелом висококваліфікованих ІТ-спеціалістів, було б цілком природно зробити ставку на вітчизняних ІТ-розробників і сервісні компанії. Для всіх послуг, які планується надавати в приватній хмарі, Міністерство фінансів створить архітектуру зі стандартизованими вимогами, яка забезпечить однаковий рівень безпеки та зменшить операційні витрати. Буде налагоджена система моніторингу інцидентів із сервісною службою, яка оперативно реагуватиме на звернення користувачів. Кінцевою метою є побудова сучасної та ефективної системи управління інформаційними технологіями для забезпечення підтримки й подальшого цифрового розвитку ефективної та прозорої системи управління державними фінансами.

Отже, Міністерство фінансів приймає на себе роль, ризики та відповідальність за адміністрування відповідної інфраструктури, але врешті-решт це забезпечить життєздатне та безпечне рішення, а також усуне необхідність для кожної з установ УДФ купувати власну ІТ, що істотно зекономить державні кошти.

Усі перелічені ініціативи Мінфіну нелегкі та нешвидкі для реалізації, але здійсненні. В умовах війни, що триває, їхня необхідність стає ще більш очевидною, а тому підтримка партнерів є важливою. Через програму EU4PFM ЄС надає методологічну та матеріальну підтримку Мінфіну в процесі реформування. Україна вже продемонструвала всьому світу свою здатність відповідати на виклики та залишатися стійкою. Реформи в державному секторі, які змінюють застарілі та неефективні практики, через оптимізацію використання ІТ, однозначно будуть успішними та дадуть очікувані результати в найближчому майбутньому. Відданість усіх залучених сторін і співпраця є одними з головних чинників успіху. Зразком слугуватимуть найкращі європейські практики. Це дасть змогу Україні впроваджувати те, що виявилося ефективним та застосовним у її контексті. Поетапне, але постійне впровадження нових моделей управління ІТ призведе до суттєвих змін.

ІТ-консолідації досягти непросто, і на початковому етапі вона принесе додаткове навантаження, але значно підвищить ефективність управління ІТ-інфраструктурою та розроблення додатків. Це також забезпечить той самий рівень кібербезпеки, цілісності та доступності зі стандартизованими операціями, такими як управління інцидентами, проблемами та потужністю, підтримка кінцевих користувачів тощо. Розробка спеціальної дорожньої карти для кожної установи УДФ полегшить впровадження покрокового процесу консолідації ІТ, а також покаже деякі швидкі результати, що підвищить довіру до процесу.

Вступ до ЄС постійно ставить нові виклики перед установами УДФ, які вони зможуть вирішити лише тісно співпрацюючи. ІТ-консолідація буде чудовою підтримкою на цьому шляху.