Адаптація нових співробітників на державній службі: досвід Держмитслужби

Адаптація нових працівників на державній службі – процес, який потребує неабиякої уваги, адже він закладає ефективний базис для майбутньої роботи службовця. 

Передусім, це можливість познайомити з цілями та цінностями того чи іншого державного органу, завданнями, етикою, правилами. Саме розуміння цих речей і дає змогу новачкам почувати себе “на своєму місці”, відчувати менший стрес, а в відтак – швидше та ефективніше почати виконувати свої обов’язки. 

Прикладом якісного онбордингу став довідник для новачків – «Стартбук», посібник для новопризначених працівників Державної митної служби.

Це сучасний інструмент для полегшення  адаптації новопризначених посадових осіб митних органів, в якому вони знайдуть відповіді на більшість питань, які виникатимуть у перші місяці роботи. Його Держмитслужба розробила спільно з «Програмою підтримки управління громадським сектором ЄС для України (EU4PFM)». 

Завантажити “Стартбук” можна за посиланням.

Про цінність процесу адаптації для новачків, прийняття на роботу в умовах призупинення конкурсів та наставництво на державній службі – спілкувалися з представниками Держмитслужби. 

— Наскільки гострою для Держмитслужби на сьогодні є потреба у нових співробітниках? (Яка кількість вакансій зараз є відкритою?) 

— Державна митна служба постійно здійснює заходи щодо оновлення персоналу митниць. Згідно з Планом заходів щодо реалізації Стратегії управління персоналом Державної митної служби України на 2021-2024 роки, оновлення здійснюється переважно завдяки випускникам спеціалізованих вищих навчальних закладів, з якими укладені відповідні меморандуми про співробітництво та взаємодію. На сьогодні має місце широкомасштабний процес перерозподілу штатних одиниць з митниць, чиї підрозділи виконували свої функції на кордоні з російською федерацією/Білоруссю, до митниць інших регіонів, переважно західної частини України. Тому найбільшу кількість вакансій необхідно заповнити у Волинській, Львівській, Закарпатській та Чернівецькій митницях, а також в Одеській митниці.

– Як ви, у час відсутності конкурсів, набираєте людей на посади, з чого складається ця процедура? Та наскільки воєнний стан ускладнює цей процес?  

— Попри напруженість ситуації, Державна митна служба робить усі необхідні зусилля для забезпечення належного відбору персоналу в митницях.

Для оптимізації та централізації процесу пошуку кандидатів було створено спеціальний блок на веб-сайті Державної митної служби у розділі “Робота з персоналом”. Там розміщений перелік інформації, яку будь-хто, хто бажає працювати в митницях, може надіслати на адресу [email protected].

Така інформація розглядається та направляється до відповідного територіального органу Державної митної служби згідно з регіоном України, зазначеним особою.

Сама процедура призначення згідно з законодавством у період воєнного стану передбачає подання особою заяви, заповненого паспорта встановленого формату та документів, що підтверджують наявність у таких осіб громадянства України, освіти та досвіду роботи.

Крім того, в апараті Державної митної служби кожен кандидат детально перевіряється Кадровим відділом, Відділом внутрішньої безпеки та спеціалізованим підрозділом для відповідного напрямку роботи, після чого його затверджує Голова Державної митної служби або особа, яка виконує його обов’язки.

Серед невідкладних проблем: недостатній рівень заробітної плати та матеріально-технічного забезпечення митниць, небажання молодих людей працювати на віддалених пунктах пропуску, значна кількість реорганізацій митниць, що не дозволяє повністю оцінити потребу у персоналі.

Керівництво Державної митної служби активно працює над поліпшенням ситуації, включаючи співпрацю з народними депутатами України щодо прийняття відповідних законодавчих змін.

— У яких професійних кадрах Держмитслужба зараз має найбільшу потребу? 

— Найбільша потреба у персоналі у Державній митній службі виникає, звичайно, на заході кордону нашої країни, оскільки навантаження на нього значно зросло після початку повномасштабного вторгнення російської федерації. Перш за все, це посади, які передбачають здійснення митного оформлення на пунктах пропуску через державний кордон, а також на внутрішніх митницях. Вакансії є і в багатьох інших митницях.

— Чому та з чого з’явилася потреба в існуванні довідника для новопризначених осіб та чи використовували ви його вже для нових співробітників?

— Державна митна служба завжди розуміла необхідність такого інструменту для роботи з персоналом, але практична реалізація стала можливою в рамках програми EU4PFM. Експерти програми та відповідальні посадовці Відділу роботи з персоналом Державної митної служби провели масштабну роботу з підготовки “Стартбуку” – спеціального довідника, який містить всю необхідну інформацію для новопризначеної особи. В апараті Державної митної служби “Стартбук” активно використовується для нових співробітників з квітня цього року. Незабаром буде створена версія “Стартбуку” для територіальних органів Державної митної служби.

— Наскільки важливими для нових працівників є перші три місяці роботи для подальшого професійного зростання та налагодження комунікації з колегами? Які виклики можуть супроводжувати нових співробітників на цьому етапі? Як допомогти ефективно з ними впоратися?

Специфіка митних органів вимагає швидкої адаптації нових співробітників, особливо тих, хто приймається на оперативні посади. Перші три місяці роботи мають вирішальне значення для початку розвитку посадовця як професіонала. Протягом цього періоду посадовець повинен не лише засвоїти професійні знання та розвивати навички, а й розуміти роль митних органів в цілому. Крім того, особа може бути вразливою до ризиків корупції. Підхід Державної митної служби до подолання викликів, з якими зіштовхнуться новопризначені посадовці, базується на наступних елементах: 

— «Стартбук» включає відповіді на питання, котрі виникають у новачків найчастіше та слугує своєрідним путівником. Як він проявив себе на практиці протягом трьох місяців, що ним активно користуються новопризначені посадові особи? Чи можете ви дати першу оцінку результатам? 

— “Стартбук” надає комплексне уявлення про Державну митну службу та її роль у системі державного управління. Він містить інформацію про історію, основні завдання Державної митної служби, символи, а також інші елементи корпоративної культури. Крім того, “Стартбук” містить корисну інформацію про перші кроки та загальні поради для новопризначеного співробітника. Ми вже отримали позитивний відгук про “Стартбук” не лише від новопризначених співробітників, а й від тих посадовців, які працюють у системі державного управління протягом багатьох років. Багато з них відзначають, що вони загалом приємно здивовані оновленою процедурою адаптації новопризначеного співробітника в Державній митній службі, оскільки це дозволяє такому співробітнику почувати себе частиною організації з першого дня.

— Наставник для новопризначеного співробітника: хто це, як будується співпраця? 

Наставництво — це професійні відносини, в яких досвідчена людина допомагає іншій особі розвивати конкретні навички і знання для пришвидшення професійного та особистого зростання. Лідерство є важливою складовою наставництва. Наставництво сприяє створенню середовища задоволених, мотивованих, продуктивних та кваліфікованих співробітників. Це, своєю чергою, покращує загальну якість роботи, розвиває лідерів та поліпшує комунікацію між співробітниками на всіх рівнях. Наставники обираються з-поміж досвідчених і висококваліфікованих посадовців, які мають досвід роботи в митницях, володіють високими професійними, моральними, етичними та особистими якостями, необхідними для наставництва, та користуються повагою і авторитетом у команді. Основним завданням наставника є адаптація новопризначеного посадовця до робочого процесу, корпоративної культури та сприяння його подальшому розвитку. Наставництво здійснюється шляхом надання консультацій, порад та пояснень новопризначеному співробітнику з питань, пов’язаних з виконанням його обов’язків, надання допомоги в розвитку та удосконаленні власних здібностей та навичок. Інститут наставництва є важливою складовою збереження інституційної пам’яті в митницях.

— За якими критеріями оцінюється робота (а відтак і приймається рішення про подальшу співпрацю) нового працівника? 

— Будь-яка особа, призначена на посаду у митниці, проходить випробувальний строк тривалістю від 1 до 6 місяців. В рамках такого тестування посадовець повинен виконувати покладені на нього завдання відповідно до його посадових обов’язків. Контроль за виконанням цих завдань є комплексним і передбачає перевірку якості, своєчасності та ефективності показників результативності, включаючи ті, що визначені у контракті.

“Стартбук має зробити все можливе, щоб новачкам у митній службі було якнайлегше розпочати свою кар’єру в службі”, — переконана Юргіта Домейкієне, Керівниця команди Програми підтримки управління громадським сектором ЄС для України (EU4PFM). 

— Чому важливо приділяти значну увагу процесу адаптації новопризначених працівників? І як вводити нових співробітників з точки зору навчання та корпоративних цінностей?

Юргіта Домейкієне (Ю.Д.):  Корпоративна адаптація прийшла в державний сектор з бізнесу, тоді як наставництво у державній службі було більш неформальним за своєю природою і переважно існувало як загальноприйнята практика, без формалізованих процедур. Тому адаптаційний процес необхідний для покращення ефективності новопризначених співробітників, а також для зменшення кількості звільнень (адже часто, якщо працівники не можуть адаптуватися, вони залишають службу). 

Щоб зберегти нових співробітників, початкові етапи їх працевлаштування мають бути якомога простішими. Вивчення короткого, чітко і зрозуміло викладеного порядку роботи та корпоративних цінностей допомагає досягти цієї мети. Книга співробітника є важливим ресурсом, що допомагає працівникам під час процесу адаптації. Добре підготовлений, інформативний та професійно оформлений “Стартбук” дозволяє новопризначеним співробітникам отримати важливу інформацію про політику та процедури організації, а також всі важливі практики цієї організації. Книга співробітника допомагає новачкам перейти до корпоративної культури та робочого середовища, підготуватися до нової роботи та відповідних обов’язків, а також почуватися комфортно у вашій організації. Митниця – дуже складна у теорії та на практиці, її повний опис зайняв би багато томів. Тому настільки важливо дати новому співробітнику базове розуміння професії від самого початку у вигляді “кишенькової книжки”. З її допомогою молодий працівник швидко і успішно освоїть деталі та тонкощі майстерності, приєднається до команди та побудує успішну кар’єру.

— Як загалом адаптаційний процес і такі інструменти, як “Стартбук”, допомагають у менеджменті? 

Ю.Д.: Такі інструменти поліпшують адаптацію нового співробітника до робочого режиму. Якщо ми розглянемо останні моделі адаптації, вони також поліпшують атмосферу і корпоративну культуру, оскільки нові співробітники також можуть передавати свої знання наставникам. Ця книга співробітника визначає організацію і способи співпраці. Вона допомагає створити справедливе та продуктивне робоче середовище, оскільки це тут також прописані очікування, зобов’язання та відповідальність організації. Молоді люди приходять до митниці з інших місць, вони є представниками нового світу з новими технологіями і новим мисленням. Тому навчальний процес є взаємним – під час адаптаційного процесу новачок отримує всю інформацію про організацію та робоче середовище, а з іншого боку, організація також користується знаннями, які приносить співробітник. Стародавні римляни мали прислів’я “docendo discimus”, що означає “навчаючи, ми вчимося”.

— Чи є плани ввести подібні посібники для інших органів державної влади? Звідки має йти такий запит? 

Ю.Д.: У Податковій службі вже існує подібний посібник, а Міністерство фінансів також отримало вказівки щодо розробки та впровадження такого інструменту. Щодо ініціативи, вона має виникнути від служби з управління персоналом публічного органу, яка, в свою чергу, повинна мати підтримку керівництва. У нашому проєкті ми мали повне розуміння з керівництвом всіх публічних органів, з якими співпрацювали. Отже, розробка та впровадження подібних посібників для інших органів державної влади може бути розглянуто з ініціативи служби з управління персоналом цих органів. При цьому важливо, щоб така ініціатива мала підтримку керівництва та була врахована у загальному стратегічному плану органу.

— Чому реформування функції управління персоналом є важливим? І що, на вашу думку, потрібно радикально змінити в цій сфері? 

Ю.Д.: Управління людськими ресурсами є ключовим, коли мова йде про результати діяльності будь-якої організації – не IT-рішення, не процедури, а саме люди досягають результатів. Люди з відповідними компетенціями є необхідними для кожної організації, тому управління людськими ресурсами повинно базуватися на компетенціях. Експерти Програми підтримки управління громадським сектором ЄС для України (EU4PFM) протягом декількох років підвищують обізнаність українських установ управління публічними фінансами щодо компетентнісного підходу у керуванні людськими ресурсами. 


Досвід громадських служб різних країн показує, що інтеграція моделі компетентностей у систему управління результативністю організації призводить до більш чітких стандартів оцінки навичок державних службовців, підвищує зрозумілість, рівень довіри та послідовність рішень щодо управління людськими ресурсами. Покращується якість відбору державних службовців. Також зростає ефективність управління кар’єрою для державних службовців, та навчання для них організовується більш ефективно. Я вірю, що такий підхід буде працювати в українському контексті, і що він може бути дуже корисним для української державної служби. Зараз проводиться розробка моделі компетенцій для української митниці на основі Європейської моделі компетенцій для митниць за допомогою експертів EU4PFM. Це ще одна спільна діяльність Митної служби України та EU4PFM, яка впроваджується паралельно з проєктом “Стартбук”.