Чотири помилки, яких варто уникати при побудові Е-Митниці

Головні небезпеки, які можуть чекати на країну, яка створює і впроваджує нові митні ІТ системи, з огляду на польський досвід

ЄС будує безпаперову митницю – Е-Митницю. Це зафіксовано законодавчо у Митному кодексі ЄС. Шлях до Е-Митниці лежить через розробку і впровадження низки визначених ІТ систем, які мають «взяти на себе» виконання значної частини митних процедур, а також через правову та організаційну трансформацію, які мають уможливити застосування цих систем. 

Україна стоїть перед серйозним викликом – для визнання її готовності до вступу до ЄС, у митній складовій потрібна як правова та організаційна «синхронізація» з країнами Митного союзу, так і впровадження (і, звичайно ж, розробка) цілої низки ІТ систем, відповідних вимогам Євросоюзу. Польща розв’язувала це глобальне завдання дещо раніше, тож її досвід може допомогти Україні уникнути критичних помилок. Які уроки можна взяти з польського досвіду?

Одразу зазначимо: у польському досвіді деякі небезпеки були спрогнозовані заздалегідь, деякі були виявлені на початкових стадіях, але головне – було вироблено підходи, які дозволили досягти результату – відповідати вимогам Євросоюзу.

Можлива помилка 1. «Створенням Е-Митниці керує ІТ підрозділ»

На ранньому етапі розвитку Е-Митниці в Польщі ІТ відділ був рушієм цифровізації, і виникла спокуса довірити все ІТ фахівцям та надати провідну роль ІТ відділу у створенні та імплементації нових систем.

Однак досить швидко стало зрозуміло, що ІТ система лише відображає (реалізує) процеси, «власниками» яких є профільні департаменти. Тому саме профільний департамент (а не ІТ) буде кінцевим користувачем цієї системи. Отже, саме він має виставити вимоги щодо бізнес-процесів, які має забезпечити ІТ система. Тоді як ІТ департамент відповідає за технічні аспекти реалізації цього проекту, формування технічної інфраструктури та підтримку стандартів узгодженого ІТ середовища.

Оскільки така система далеко не одна, і всі створені системи тим чи іншим чином мають взаємодіяти як між собою, так і з системами країн ЄС, під час проектування та впровадження систем мають дотримуватися визначені заздалегідь бізнес-архітектура та ІТ-архітектура. Це забезпечує цілісність процесу побудови Е-Митниці – дозволяє бачити цілісну картину та оптимізувати опції, а інтеграція та сумісність систем (е-сервісів) має вирішальне значення для сервіс-орієнтованої архітектури (SOA), за принципом якої будується європейська Е-Митниця.

Ризики. Якщо покласти лідерську роль у створенні Е-Митниці на ІТ підрозділ, наслідком може бути створення систем без належної участі власників процесів та необхідної координації між різними процесами/системами. Це може призвести до погано визначених вимог або навіть до відсутності функціональних вимог, визначених до початку процедури закупівлі, що призводить до затримок у впровадженні системи, відсутності інтеграції між окремими системами та, як наслідок, – ручної передачі даних, окремих точок авторизація та фрагментованого доступу. Зрештою, у нас є незадоволені користувачі та проблеми з прийняттям змін, внесених цифровізацією митних процесів.

Краща практика. Лідерами розробки та впровадження ІТ систем мають бути профільні департаменти, які відповідають за вимоги до систем за своїми напрямками, управління процесами та за результат.

Можлива помилка 2. «Все робимо власними силами»

Майже одразу модель впровадження розробки ІТ-систем зовнішніми підрядниками була обрана у Польщі як єдино можлива через дві головні причини: складність митного ІТ-середовища (систем, які необхідно змінити та розвинути, багато, і вони складні) та обмеженість власних ресурсів у Митниці та Мінфіну.

Переваги зовнішніх підрядників – це компетентні ресурси, досвід у розробці відповідних ІТ систем, гарантія остаточної поставки (передовсім, через договірні механізми – наприклад, штрафи, санкції у разі несвоєчасної або неякісної поставки, а також прозорість (міжнародна процедура закупівлі, постачання систем відповідно до загальних стандартів).

Ризики. Поодинокі випадки власного розвитку ІТ на митниці були. Але це стосувалося лише менших систем, і то в минулому. Були проблеми з інтеграцією таких систем до решти ІТ середовища та відсутність належної документації. Рішення базувалися на знаннях однієї або кількох осіб з адміністрації. Коли така людина йде з організації, виникає велика проблема з подальшим розвитком і підтриманням системи. Такі люди часто неохоче діляться знаннями, або ж не бажають це робити взагалі.

Серед загроз також – імовірне недотримання термінів створення та імплементації, можлива непрозорість при створенні систем та невідповідність їх необхідним стандартам.

Краща практика. Загальне правило: розробка, впровадження та підтримка системи зовнішнім підрядником. ІТ-відділ має іншу важливу роль – управління якістю, методологія, технічні стандарти, технічна підтримка.

Можлива помилка 3. Відсутність централізованого управління та нагляду за розробками ІТ

Потужне та ефективне управління має вести до зменшення місцевих ініціатив, відсутності дублювання системних функцій. Ініціативи окремих підрозділів не лише не сприяють, але й шкодять побудові Е-Митниці. Процес має бути максимально централізовано та стандартизовано. 

Ризики. У результаті «ініціатив» може бути створено багато ІТ рішень, розроблених власними силами для різних процесів, у т.ч. допоміжних (наприклад: HR, закупівлі, управління ресурсами та ін.). Вони можуть за своїм призначенням дублювати розробки, заплановані на центральному рівні (наприклад, в рамках проектів технічної допомоги), можуть не відповідати всім необхідним вимогам або ж не інтегруватися з іншими системами. Такий шлях можна схарактеризувати словами «дорого і не ефективно». Слід зауважити, що, створення таких систем не є «безкоштовним», – держава оплачує робочий час фахівців, які це роблять.

Краща практика. Зосередитися на: інтеграції та сумісності ІТ систем, повторному використанні даних, стандартизації, єдиному джерелі основних даних, уніфікованій моделі даних (сховище даних), єдиній точці доступу та уніфікованій авторизацї.

Зокрема, у Польщі було проведено цілеспрямовану інтеграцію, зокрема: створено 1 реєстр трейдерів (замість 4-х, які існували раніше), 1 довідкову службу та 1  кадрово-розрахункову систему (замість 16-ти), 1 центральну система авторизації (замість кількох локальних рішень). Також було створено 1 систему аналізу ризиків (замість кількох модулів аналізу ризиків в окремих системах), 1 точку доступу та єдиний комунікаційний портал та 1 сховище даних.

Можлива помилка 4. «ІТ системи – справа профільних та ІТ підрозділів, а не керівництва»

Ефективне управління має вирішальне значення. Програма Е-Митниця – це не лише ІТ системи, а також організаційна та правова трансформація Митниці.

Ризики. Одне із завдань Е-Митниці – мінімізувати людський фактор, який є серед головних причин корупції. У цьому сенсі митні ІТ системи – ключовий чинник для запобігання корупції на митниці. Але лише в тому випадку, якщо вони самі не є джерелом корупції.

За загальний результат роботи Митниці та її трансформації несе відповідальність її перша особа, тож саме голова Митної служби має очолювати Програму зі створення Е-Митниці. Важливо побудувати ефективну систему управління цією Програмою, на чолі якої стоятиме керівник Митної служби.

Краща практика. Визначити чіткі ролі для ефективного управління. Формула програми передбачає належне управління та нагляд за такою складною справою, як розробка та впровадження середовища Е-Митниці. Керівником програми має бути Голова Митної служби; він має очолювати Наглядову раду/Керівний комітет, до складу якого входять представники Міністерства фінансів, Митної служби та Ради з програм електронної митниці (створеної наказом Міністра фінансів). Також визначається Координатор програми; координаційна команда; менеджери проектів; проектні групи (базуються переважно в структурах центрів компетенції).

Для окремих центральних проектів (як, наприклад, NCTS), піраміда вигладає так (і це, до речі, було реалізовано в Україні при запуску NCTS, що дало позитивний результат): Наглядова рада (за участі керівництва Мінфіну та Держмитслужби), керівник проекту від Митниці та Команда Проекту – посадовці та експерти, які брали безпосередню участь у реалізації проекту.

Підсумки  

Отже, якщо узагальнити польський досвід побудови Е-Митниці, який накопичувався упродовж понад 20-ти років, то він свідчить про важливість таких аспектів:

Про обсяг завдань

Обсяг завдань, які належить виконати Україні, міститься у MASP-C (Багаторічному стратегічному плані електронної митниці ЄС — Multi-annual strategic plan for electronic customs). Що важливо, регламентовано також вимоги до систем та необхідність їхньої співпраці з системами країн Митного союзу. Про обсяг завдань докладніше – https://biz.nv.ua/ukr/markets/ukrajina-yes-yak-modernizuvati-ukrajinsku-mitnicyu-dlya-vstupu-krajini-v-yevropeyskiy-soyuz-50432420.html.

Програмa EU4PFM готує специфікації для ІТ систем та готова й надалі надавати підтримку Україні, зокрема, — у створенні низки ІТ систем, консультуванні, експертизі, проведенні тренінгів та навчанні митників.