Інтеграція управління ризиками з бюджетним процесом. Випуск №2

Презентуємо другий випуск нашої освітньої рубрики з ризик-менеджменту для внутрішніх аудиторів і менеджерів, створеної для спрощення фінансового управління. Цього разу досліджуємо, як інтегрувати управління ризиками в бюджетний процес.

Питання 1: Як можна пов’язати управління ризиками з плануванням і бюджетуванням?

Відповідь 1: Управління ризиками можна інтегрувати в кожен етап бюджетного циклу, включно з плануванням, програмуванням або бюджетуванням, виконанням та моніторингом. Тому кожен етап бюджетного циклу потенційно підлягає аналізу ризиків.

Загальні способи включення аналізу ризиків під час планування або програмування:

• Аналіз сценаріїв, пов’язаних зі стратегічними та оперативними планами
• Визначення KPI в бюджетних програмах з аналізом ризиків

Під час виконання: регулярний безперервний аналіз ризиків, інтегрований у звітний цикл (перша та друга лінії).

Під час моніторингу: використання оцінок ефективності та оглядів витрат для аналізу ризиків для наступного бюджетного циклу.

П2: Як бюджетування та управління ризиками застосовується на практиці?

В2: Практичне застосування бюджетування та управління ризиками:

Виявлення та оцінка ризиків: почніть із визначення та оцінки ризиків, які можуть вплинути на досягнення цілей організації. Створіть реєстр або сховище ризиків, щоб фіксувати потенційні ризики, їхню ймовірність і вплив на бюджет і операції.

Бюджетування на основі ризиків: використовуйте результати оцінки ризиків для інформування процесу складання бюджету. Розподіліть ресурси на основі виявлених ризиків, віддаючи пріоритет сферам із вищим ризиком. Це гарантує виділення достатніх коштів для ефективного пом’якшення потенційних ризиків або реагування на них.

Планування на випадок надзвичайних ситуацій: розробіть плани на випадок надзвичайних ситуацій і виділіть окремий бюджет на непередбачені події чи надзвичайні ситуації. Цей бюджет можна використовувати для усунення ризиків, які можуть виникнути протягом фінансового року, забезпечуючи гнучкість і готовність.

Витрати на зниження ризиків: оцініть витрати, пов’язані зі зниженням або управлінням виявленими ризиками. Інтегруйте ці витрати в бюджет, забезпечивши виділення коштів для впровадження стратегій зменшення ризиків, таких як страхування, оновлення інфраструктури або навчання персоналу.

Моніторинг ефективності: запровадьте надійну систему моніторингу та звітності для відстеження заходів зі зменшення ризиків та їхнього впливу на бюджет. Регулярно переглядайте ключові показники ризику та фінансові показники, щоб виявити будь-які нові ризики або бюджетні відхилення.

Звітування про ризики: включайте інформацію про ризики до бюджетних звітів, щоб надати особам, які приймають рішення, повне розуміння потенційних ризиків та їхніх фінансових наслідків. Подавайте профілі ризиків, стратегії зменшення ризиків і відповідні витрати разом із бюджетними запитами.

Прийняття рішень з урахуванням ризиків: заохочуйте осіб, які приймають рішення, враховувати фактори ризику під час прийняття бюджетних рішень. Проведіть аналіз чутливості або плануйте сценарії, щоб оцінити потенційний вплив різних результатів ризику на бюджет. Це прогарантує, що рішення базуватимуться на цілісному розумінні ризиків.

Навчання та розбудова потенціалу: проведіть тренінги та семінари для стейкхолдерів, наголошуючи на важливості управління ризиками та його інтеграції з бюджетним процесом. Підвищення ризикової грамотності серед осіб, які приймають рішення, дає їм змогу приймати обґрунтовані рішення та ефективніше розподіляти ресурси.

Співпраця та комунікація: сприяйте співпраці та комунікації між командами управління ризиками та бюджетуванням. Встановлюйте регулярні зустрічі або спільні робочі групи для обміну інформацією, узгодження цілей і координації зусиль. Ця співпраця забезпечує спільне розуміння ризиків та їхніх наслідків для бюджетних рішень.

Постійне вдосконалення: періодично оцінюйте ефективність інтеграції управління ризиками в бюджетний процес. Аналізуйте вплив заходів зі зменшення ризиків на бюджетні результати та відповідно вдосконалюйте методології оцінки ризиків. Постійно вдосконалюйте процеси прийняття рішень з урахуванням ризиків.

Інтегруючи управління ризиками з бюджетуванням, організації покращують здатність досягати своїх стратегічних і операційних цілей, а також захищати себе від потенційних загроз.

П3: Які шаблони використовуються для спрощення процесу управління ризиками?

В3: Шаблони, які можуть полегшити управління ризиками, такі:

Шаблони оцінки ризиків: допомагають стандартизувати процес ідентифікації та оцінки ризиків. Зазвичай вони включають розділи для збору інформації, такої як описи ризиків, потенційні причини, оцінки ймовірності та впливу, оцінки ризиків і рекомендовані стратегії зменшення ризиків.

Шаблони реєстру ризиків: реєстр ризиків є центральним сховищем для запису та відстеження ризиків. Шаблони для реєстрів ризиків надають стандартизований формат для документування деталей ризиків, включно з назвами ризиків, описами, власниками ризиків, категоріями ризиків, поточним статусом, заходами з пом’якшення та відстеження прогресу.

Шаблони планів зменшення ризиків: керуються створенням цих планів шляхом окреслення розділів для документування конкретних дій, відповідальних сторін, часових рамок і критеріїв успіху. Ці шаблони гарантують, що заходи з пом’якшення наслідків практичні та добре задокументовані.

Шаблони планів реагування на інциденти: у випадку, якщо ризик матеріалізується у фактичний інцидент, наявність плану реагування на інциденти має вирішальне значення.

Шаблони звітів про ризики: дозволяють стандартизовано передавати інформацію про ризики зацікавленим сторонам. Ці шаблони часто включають розділи для узагальнення профілів ризиків, виділення ключових ризиків, надання оновлених відомостей про прогрес у зменшенні ризиків і представлення тенденцій ризиків.

Шаблони управління ризиками проєкту: проєкти за своєю суттю включають ризики, а шаблони, специфічні для управління ризиками проєкту, допомагають керівникам проєктів визначати, оцінювати та реагувати на ризики протягом життєвого циклу проєкту.

За використання цих шаблонів, організації можуть підвищити ефективність, дієвість і послідовність процесу управління ризиками.

П4: Як має записуватися та відстежуватися інформація під час управління ризиками?

В4: Є кілька способів запису та відстеження інформації під час процесу управління ризиками. Ось кілька порад:

• Створіть централізоване сховище. Це може бути програмна платформа для управління ризиками, спільна папка або навіть проста електронна таблиця. Важливо мати центральне місце, де зберігається вся пов’язана з ризиками інформація.
• Визначте дані, які потрібно зберігати. Це буде відрізнятися залежно від конкретних потреб вашої організації, але деякі загальні дані включають описи ризиків, оцінки ймовірності та впливу, власників ризиків, заходи з пом’якшення та оновлення прогресу.
• Заповніть централізоване сховище даними. Це можна зробити вручну або за допомогою автоматизованих процесів. Якщо ви використовуєте програмну платформу для управління ризиками, вона, ймовірно, матиме функції, які полегшать заповнення сховища даними з різних джерел.
• Призначити власників ризиків. Кожен ризик повинен мати чіткого власника, який відповідає за його моніторинг та управління. Це допоможе забезпечити підзвітність і сприятиме обміну даними щодо оновлених даних про ризики, заходів зі зменшення ризиків і прогресу.
• Задокументуйте оцінку та аналіз ризиків. Це включає документування використаної методології, критеріїв оцінки та обґрунтування присвоєних оцінок вірогідності та впливу.
• Відстежуйте заходи з пом’якшення. Створіть систему для відстеження заходів зі зменшення ризиків, які були вжиті для усунення виявлених ризиків. Задокументуйте деталі кожної дії з пом’якшення, включно з відповідальними сторонами, часовими рамками та оновленням статусу.
• Встановіть процес управління змінами. Це важливо для відстеження змін у профілях ризиків, оцінках ризиків і планах із пом’якшення.
• Регулярно переглядайте та оновлюйте інформацію. Проводьте періодичні перевірки інформації про ризики, щоби переконатися, що вона точна, актуальна та повна.

Дотримуючись цих порад, ви переконаєтеся, що ефективно записуєте та відстежуєте інформацію під час управління ризиками. Це допоможе вам краще зрозуміти та керувати ризиками, з якими стикається ваша організація.

П5: Що є найважливішим в інтеграції управління ризиками з бюджетуванням?

В5: Найважливішим аспектом є можливість співпраці та спілкування між зацікавленими сторонами. Вона передбачає надання каналів для обміну інформацією про ризики та оновлення, заохочення прозорості та виховання культури обміну інформацією. Ефективна співпраця гарантує, що управління ризиками є спільною відповідальністю та веде до прийняття обґрунтованих рішень.