Від знань до компетенцій: EU4PFM підтримує посилення рекрутингу в установах публічних фінансів України

Авторки: Юргіта Домейкієне – керівниця Компонентів 1, 3 та 4 Програми EU4PFM, міжнародна ключова експертка з HR та реформи державного управління; Крістіна Якубайтіте-Ревутієне – міжнародна експертка Програми EU4PFM з HR

Правильні люди на правильних посадах

Підбір і добір персоналу є одними з найважливіших HR-процесів у будь-якій державній установі. Це не лише адміністративна процедура заповнення вакансій — це стратегічний інструмент, який забезпечує наявність у організації необхідних спроможностей для досягнення результатів.

За підтримки EU4PFM вдалося досягти суттєвого прогресу у впровадженні підходу на основі компетенцій до управління персоналом в установах системи управління публічними фінансами України. Передусім ідеться про перехід від підходу, що ґрунтується виключно на знаннях, до підбору та добору за критерієм компетенцій.

Експерти EU4PFM підтримали партнерські установи в цій якісній трансформації через розроблення методичних рекомендацій, навчальних програм і адаптованих бібліотек питань для компетентнісних співбесід для Державної податкової служби України, Державної митної служби України та Міністерства фінансів України. Ці інструменти допоможуть конкурсним комісіям оцінювати кандидатів не лише за тим, що вони знають, а й за тим, як вони діють, співпрацюють, лідирують, вирішують проблеми, управляють змінами, аналізують власні дії та досягають результатів у реальному середовищі тієї чи іншої установи.

Чому важливий компетентнісний підхід до рекрутингу

Знання залишаються важливим елементом добору. Установи публічних фінансів потребують фахівців із належними професійними та технічними знаннями. Проте самі по собі знання не дають повного розуміння того, наскільки кандидат буде успішним на конкретній посаді, у команді, організаційній культурі та інституційному середовищі.

Компетентнісний підхід заповнює цю прогалину. Він дозволяє оцінити компетенції кандидата, відповідність мотивації, культурну сумісність і загальну відповідність вимогам ролі. Цей підхід ґрунтується на розумінні, що кожна посада потребує певного набору компетенцій і поведінкових характеристик. Чим краще компетенції кандидата відповідають ролі та культурі організації, тим вищими є його ефективність і залученість.

Такий підхід робить рекрутинг більш доказовим і орієнтованим на реальну ефективність. Замість опори лише на формальні знання або загальні враження, компетентнісна оцінка формує більш повний профіль кандидата та прогноз його поведінки на посаді. Вона дозволяє визначити сильні і слабкі сторони, встановити чіткі очікування щодо результативності та оцінити складні поведінкові прояви.

Побудова рекрутингу на основі моделей компетенцій

Модель компетенцій є основою компетентнісного управління персоналом. Вона визначає, які саме спроможності потрібні установі. Стратегічні пріоритети вимагають відповідних ресурсів — зокрема людських — і необхідних компетенцій. Саме вони відображаються в моделях компетенцій кожної партнерської установи.

Отже, рекрутинг не є ізольованим процесом. Він тісно пов’язаний зі стратегією організації, плануванням персоналу, профілями посад і моделлю компетенцій. Установи здійснюють набір за тими компетенціями, які необхідні для успішної роботи. Крім того, компетентнісний підхід до управління персоналом закріплено в Стратегії реформування системи управління державними фінансами на 2026–2030 роки, нещодавно ухваленій Кабінетом Міністрів України.

Підхід, підтриманий EU4PFM, безпосередньо пов’язує методи підбору та добору з моделями компетенцій партнерських установ. Питання для співбесід формуються так, щоб отримати інформацію про попередній досвід кандидата або його ймовірні дії в ситуаціях, що відповідають поведінковим індикаторам. Така логіка забезпечує структуровану й послідовну оцінку відповідей.

Це принципово важливо: рекрутинг базується не на випадкових запитаннях чи суб’єктивних уподобаннях, а на релевантних компетенціях і очікуваних результатах. Це також допомагає установам узгоджувати процес рекрутингу з мотиваційною відповідністю, культурною відповідністю та відповідністю компетенцій — сукупними складовими принципу «правильної відповідності».

Практичні інструменти, розроблені за підтримки EU4PFM

Одним із ключових результатів є створення адаптованих бібліотек питань для компетентнісних інтерв’ю для партнерських установ. Такі бібліотеки були розроблені для Державної податкової служби, Державної митної служби та Міністерства фінансів.

Ці питання не є універсальними — вони прив’язані до моделей компетенцій кожної установи публічних фінансів, поведінкових індикаторів і очікуваної результативності. Вони допомагають оцінити, як кандидат проявляє компетенції на практиці та як може діяти в майбутніх робочих ситуаціях.

Також розроблено детальні методичні рекомендації «Рекомендації для членів конкурсних комісій щодо методів і інструментів проведення ефективних співбесід із кандидатами» — ще один практичний результат підтримки EU4PFM. У них описано типи запитань та рекомендації до їхнього застосування на практиці:

Поведінкові запитання пропонують кандидатам навести приклади зі своєї попередньої діяльності або досвіду. Вони допомагають зрозуміти, що саме кандидат робив у релевантних ситуаціях, які дії здійснював та яких результатів досягав.

Поведінкові питання ґрунтуються на чіткому принципі: минула поведінка за схожих обставин є одним із найкращих показників майбутньої поведінки на посаді. Кандидатів просять навести конкретні приклади того, як вони вирішували певні питання в минулому. Це дозволяє конкурсній комісії зрозуміти фактичний рівень досвіду кандидата та його потенціал діяти в аналогічних ситуаціях у майбутньому.

Логіка поведінкових запитань будується за структурою «ситуація — дії — результат», а елемент рефлексії розкривається через уточнювальні запитання. Кандидати описують ситуацію або завдання, власні дії та поведінку, досягнутий результат або вплив, а також аналізують, що саме вони зробили правильно й наскільки усвідомлено діяли.

Це суттєво підвищує якість рішень щодо добору. Такий підхід допомагає комісії вийти за межі загальних формулювань і зібрати докази того, що саме зробив кандидат, яким був його внесок, чому були обрані певні дії, яких результатів вдалося досягти та наскільки кандидат усвідомлює власну поведінку.

Ситуаційні запитання доповнюють цей підхід. Вони орієнтовані на майбутню поведінку та оцінюють наміри кандидата. Кандидатам пропонують гіпотетичні робочі ситуації та просять пояснити, як би вони діяли. Це дозволяє оцінити їхнє розуміння ситуації, здатність ухвалювати рішення, заплановані дії та результат, якого вони прагнули б досягти. Ситуаційні запитання особливо корисні у випадках, коли кандидати ще не мають значного релевантного досвіду або коли установі необхідно оцінити потенціал. Вони допомагають оцінити передбачувані дії кандидата, його судження, розуміння ситуації та потенціал діяти в аналогічних умовах у майбутньому.

Запитання щодо професійних знань оцінюють технічні або професійні знання кандидата.

Запитання щодо організаційної відповідності допомагають оцінити характеристики, пов’язані з відповідністю кандидата організаційній культурі та середовищу, часто через поведінкові інтерв’ю-запитання.

Уточнювальні запитання є важливими в обох підходах. Вони допомагають уточнити початкову відповідь кандидата, заохочують до конкретики та забезпечують отримання достатньої кількості даних для оцінювання. Вони також допомагають кандидатам, які відповідають надто загально, навести конкретні докази. Наприклад, коли кандидати описують дії, використовуючи «ми» або безособові формулювання, уточнювальні запитання допомагають з’ясувати, що саме зробив кандидат особисто. Коли результат описується лише як «хороший» або «успішний», уточнювальні запитання допомагають зрозуміти, чого саме було досягнуто і як підтверджувалася успішність.

Методологічні рекомендації, підготовлені за підтримки EU4PFM, допомагають членам конкурсних комісій формулювати належні запитання для інтерв’ю та послідовно застосовувати їх на практиці. Таким чином, інтерв’ю на основі компетенцій формують більш повну та доказову картину спроможностей кандидата.

Справедливість, структурованість та забезпечення якості

Підхід, що ґрунтується на компетенціях, також посилює прозорість та об’єктивність. Методологічні рекомендації EU4PFM та тренінги, організовані для членів конкурсних комісій і керівників, приділяють особливу увагу прозорості, структурованості та якості процесу. Зокрема, чітко розмежовуються структуровані та неструктуровані інтерв’ю, а також підкреслюється важливість структурованих шкал оцінювання та інструментів забезпечення якості.

У структурованому інтерв’ю критерії оцінювання є чітко визначеними. Запитання готуються заздалегідь і пов’язані з критеріями, релевантними для посади. Усім кандидатам на одну й ту саму посаду ставлять однакові запитання в однаковій послідовності. Уточнювальні запитання контролюються, нерелевантна інформація не враховується, інтерв’ю мають однакову тривалість, а також ведуться детальні записи.

Шкала оцінювання також є структурованою: усіх кандидатів оцінюють за єдиною шкалою. Шкали можуть бути загальними або описовими. Для інтерв’ю на основі компетенцій особливо корисними є описові шкали, оскільки рівні оцінювання прив’язані до прикладів поведінки для поведінкових і ситуаційних запитань або до типових відповідей на запитання щодо знань.

Рекомендації щодо забезпечення якості також розглядаються як на рівні організації, так і на рівні конкурсної комісії. Вони включають початкове навчання членів конкурсної комісії, моніторинг скарг кандидатів, отримання зворотного зв’язку від безпосередніх керівників після призначення, моніторинг плинності кадрів, аналіз результатів оцінювання ефективності роботи та рефлексивні обговорення всередині конкурсної комісії.

Цінність для установ, керівників і кандидатів

Підхід, що ґрунтується на компетенціях, створює цінність для всіх учасників процесу рекрутингу та добору.

Для установ він посилює організаційну спроможність. Рекрутинг стає пов’язаним зі стратегічними пріоритетами, моделями компетенцій, профілями посад і поведінкою, необхідною для успішної роботи. Установа отримує кращу інформацію про сильні та слабкі сторони кандидатів, їхню мотиваційну, культурну та компетентнісну відповідність посаді.

Для керівників це підтримка якісніших кадрових рішень. Керівникам потрібні працівники, чиї компетенції відповідають не лише формальним вимогам до посади, а й реальним викликам ролі. В установах системи публічних фінансів успішна робота залежить не лише від професійних знань, а й від лідерства, співпраці, відповідальності, комунікації, ухвалення рішень, управління змінами та здатності досягати результатів у складному інституційному середовищі.

Для конкурсних комісій цей підхід забезпечує практичну методологію. Структуровані запитання, поведінкові індикатори, уточнювальні запитання, шкали оцінювання, ведення записів та послідовні процедури оцінювання допомагають комісіям збирати релевантні докази та більш справедливо порівнювати кандидатів.

Для кандидатів рекрутинг на основі компетенцій може створити більш позитивний і прозорий досвід. Кандидати позитивно реагують, коли їм надають можливість продемонструвати компетенції, релевантні посаді, коли процедури оцінювання є послідовними та справедливими, коли їм надають інформацію про організацію та характер роботи, а також коли зворотний зв’язок допомагає зрозуміти власні результати та вирішити, чи варто продовжувати участь у конкурсі.

Досвід кандидата не є другорядним питанням. Чіткі інструкції особливо важливі тоді, коли кандидати не знайомі з поведінковими та ситуаційними інтерв’ю. Вони мають розуміти, які саме запитання ставитимуться та як структурувати свої відповіді. Це допомагає кандидатам продемонструвати свої компетенції, а комісії — отримати інформацію, необхідну для оцінювання.

Більш повне бачення потенціалу кандидата

Підтримка EU4PFM у впровадженні рекрутингу та добору на основі компетенцій сприяє формуванню сучасної, структурованої та доказової системи управління персоналом в установах системи публічних фінансів України.

Перехід від рекрутингу, заснованого лише на знаннях, до рекрутингу, що ґрунтується на компетенціях, змінює якість рішень добору. Він виводить рекрутинг за межі простої перевірки знань і формує більш повне розуміння того, чи здатен кандидат успішно працювати в реальному організаційному середовищі.

Завдяки спеціально розробленим бібліотекам запитань до співбесід, методологічним рекомендаціям, тренінгам та практичній експертній підтримці Програма EU4PFM допомогла партнерським установам посилити практики рекрутингу та впровадити підхід на основі компетенцій.

Це рекрутинг із чіткою метою: добір людей не лише за тим, що вони знають, а й за тим, як вони можуть діяти, лідирувати, співпрацювати, вирішувати проблеми, управляти змінами, аналізувати власні дії та досягати результатів. Саме так рекрутинг на основі компетенцій, підтримує принцип «Правильні люди на правильних посадах» і сприяє зміцненню інституцій системи управління державними фінансами України.